Görev Tanımı

A) Kurum İçi Çalışmalar

1.Kurumun çalışma düzenine ilişkin iç genelgeleri hazırlamak,

2.İdareye gelen tüm evrakları kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak, kurum içi ve kurum dışı evrak dağıtımı ve postalama işlerini birimlerle koordineli şekilde yaptırmak,

3.Belge yönetim sistemini oluşturmak ve evrak dolaşımını sayısal ortama aktarmak,

4.İdareye gelen yönetmelik, yönerge, genelge, yazı vb. ilgili birimlere duyurmak,

5.Mülkiye Müfettişleri ve diğer idari teftiş ve denetim ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

6.Arşiv mevzuatı gereği Arşiv Yönetmeliğini, dosya tasnif ve saklama planlarını hazırlamak, güncellemek ve uygulanmasını sağlamak,

7.İl Özel İdaresinin tanıtımının yapılması ve halkla ilişkilerin koordine edilmesi ile görsel ve yazılı basın ve yayın kuruluşları arasındaki ilişkilerin sağlanması,

8.Köşe yazıları, fotoğraflar ve basın yoluyla halkın yapmış olduğu istek ve şikayetlerin kupür halinde çoğaltılması ve bunları ilgili makam ve birimlere ulaştırılması,

9.İdare etkinliklerinin ve çalışmalarının fotoğraf ve film olarak kaydedilmesi ve arşivlenmesi, idareye ait alanlarda yapılacak çekim izinleri ile ilgili işlemlerin yürütülmesi,

10.Uygun görülen yayınlar ile haber ve duyuru bültenlerinin basımı ile dağıtılması,

11.CİMER, Valilik ve diğer kamu kurum ve kuruluşlardan gelen talep, şikayet ve bilgi belge taleplerinin diğer birimlerle koordineli olarak değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması işlemlerini yürütmek,

12.Bilgi Edinme Kanunu kapsamındaki iş ve işlemleri koordine etmek,

13.İdarenin Bilgi İşlem çalışmalarını yürütmek, web sayfasını hazırlamak ve güncellemek,

14. 5233 Sayılı Terör ve Terörle Mücadeleden Doğan Zararların Karşılanması Hakkında Kanunla ilgili il özel idarelerine verilen sekretarya görevini yürütmek,

15.İl Koordinasyon Kurulu ile ilgili çalışma ve iş programları ile dönem izleme raporlarını hazırlamak ve Valilik Makamına süresi içerisinde intikal ettirmek,

16.İdaredeki tüm birimlerin ihtiyacı olan her türlü kırtasiye, basılı yayınlar, büro malzemesi, demirbaş malzemesi ve diğer tüketim malzemelerinin alımının yapmak, birimlerin ihtiyaçlarını karşılamak, kurumun elektrik, su, doğalgaz, telefon, internet gibi cari nitelikli ödemelerini yapmak,

17.İl Özel İdaresi Bütçesi ile birim müdürlüğü harcama kaleminde tahsis edilen ödeneklerde harcama ve ihale yetkilisi olarak görev yapmak,

18.Birimin iş ve işlemleri gereği veya mevzuattan doğan ve İl Özel İdaresi adına tahsil edilmesi gereken her türlü alacağın tahsilatlarını takip etmek, ilgili dosyasında izlemek, vadesinde ödenmeyen alacakların yasal yollardan takip ve tahsili için Mali Hizmetler Müdürlüğüne veya Hukuk Müşavirliğine bildirmek,

19.Birimin göreviyle ilgili konularda 5302 Sayılı Kanunun 64.maddesine göre yapılacak protokol kapsamındaki iş ve işlemleri yürütmek,

20.Birimin faaliyet ve hizmet alanı ile ilgili, stratejik plan doğrultusunda aylık ve yıllık raporlarını hazırlamak ve ilgili makama sunmak,

21.Birime tahsisli araçların sevk ve idaresini yapmak,

22.Amirlerin verdiği ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemleri yürütmek.

B) Kurum Dışı Çalışmalar